Effizienter und ortsunabhängiger HR-Support durch Employee Self Service - Haufe (2024)

Der digitale Wandel macht auch vor dem Personalmanagement nicht Halt. Eine Abteilung, die einst fast ausschließlich Verwaltungsaufgaben verantwortete, ist heute ein strategisches Bindeglied, das interne Prozesse optimiert und Mitarbeiter:innen motiviert. Während der Gas- und Stromversorger Menschen digital in die Weitergabe der Zählerstände einbindet und Versicherungen in einem Onlineportal die aktuellsten Stammdaten der Kund:innen abfragen, geschieht in Personalabteilungen vieles noch auf Papier.

Sollte sich die HR nicht an die digitalen Services aus dem Privatleben anpassen und ebenfalls an die Selbstverantwortung der Arbeitnehmer:innen appellieren? Schließlich können nicht nur HR-Teams selbst, sondern auch Beschäftigte und die Geschäftsführung von schnelleren und flexibleren Lösungen profitieren. Das Zauberwort lautet Employee Self Service.

Was bedeutet Employee Self Service (ESS)

Mit einem ESS bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit und von überall HR-Support. Mit ESS-Lösungen automatisieren HR-Teams einerseits klassische Routineanfragen – etwa zu Arbeitszeiten oder Urlaubsanträgen – und ermöglichen Beschäftigten andererseits, in einer Wissensdatenbank oder einem Mitarbeiterportal selbstverantwortlich Lösungen für ihre Probleme zu finden. Darüber hinaus binden Personalabteilungen über ein ESS-Portal Mitarbeitende aktiv in die Datenpflege ein, um so zusätzlich Zeit einzusparen.

Der Management Self Service (MSS) als zusätzliches Feature

Von Self Service-Angeboten der HR können insbesondere Geschäftsführung und andere leitende Abteilungen profitieren. Stellen Personalverantwortliche Wissensdatenbanken speziell für die Bedürfnisse der Führungsebene zur Verfügung, spricht man von Management Self Service-Lösungen. In einer eigenen Nutzeroberfläche erhalten Führungskräfte so einen direkten Zugang zu wichtigen Personaldokumenten und aktuellen Auswertungen, ohne dabei auf HR als Gatekeeper zugehen zu müssen.

Warum die Zeit reif für digitale Employee Self Services ist

Wie eingangs erwähnt, gewinnen digitale Services in unserem Privatleben immens an Bedeutung. Nicht nur im Shopping-Verhalten oder bei der Terminbuchung beim Hausarzt, sondern auch im Umgang mit offiziellen Behörden erfolgt die Kommunikation inzwischen weitaus häufiger über das Internet also noch vor wenigen Jahren. Insbesondere die Prozessbeschleunigung ist hierbei ein wichtiges Argument: In einer sich immer schneller verändernden Welt haben Menschen weder Zeit noch Verständnis für eine zähe Verwaltung. Der Bedarf nach schnellen, flexiblen und transparenten Services wird sowohl im Privat- als auch im Arbeitsleben nicht abreißen.

Der Trend zu jederzeit verfügbaren Services wird sich mit großer Wahrscheinlichkeit auch nicht umkehren. Die junge Generation der HR-Verantwortlichen ist sowohl privat als auch bei externen HR Services mit on-demand IT-Lösungen aufgewachsen und möchte auch in ihrer Arbeitswelt darauf nicht verzichten. Die „Digital Natives“ sind es seit ihrer Schulzeit gewöhnt, notwendige Informationen mit nur wenigen Klicks zu recherchieren und sich Fertigkeiten eigenständig mithilfe von Video-Tutorials oder Forenbeiträgen selbst beizubringen. ESS-Systeme knüpfen genau hier an. Daher sind sie elementar für die Rekrutierung und Motivation von neuen, jungen Mitarbeiter:innen.

Beschleunigung, Flexibilität, Entlastung: Die Vorteile von ESS

Warum sollte die Genehmigung eines Urlaubsantrags oder das Update der eigenen Stammdaten nach einem Umzug umständlicher sein als die Essensbestellung zuhause? Die Digitalisierung ermöglicht es jedem Betrieb, administrative Prozesse zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:innen an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Schlussendlich führt das zu mehr Effizienz und einer höheren Zufriedenheit, was wiederum die Geschäftsleitung freut.

Die Vorteile eines Employee Self Services lassen sich für alle beteiligten Parteien eines Personalprozesses – sprich HR, Beschäftigte und Geschäftsführung – wie folgt zusammenfassen:

Mehr Zeit für strategische Planung: Die Vorteile von Employee Self Services für die HR

Ein Support ohne Wartezeit, der auf Mitarbeiter:innenfragen entweder direkt die passende Antwort liefert oder zielgerichtet an die richtige Stelle verweist: Wenn HR operative Aufgaben automatisiert, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, was die HR-Arbeit noch attraktiver macht. Darüber hinaus gibt es weitere Pluspunkte:

  • Mitarbeiter:innen finden in den Self Service-Angeboten über die Suchfunktion entweder direkte Antworten auf ihre HR-Probleme und können zudem Kommentare hinterlassen. Für Personalabteilungen ist das eine enorme Entlastung.
  • HR-Verantwortliche erhalten transparente Einblicke in die wirklich wichtigen Themen der Belegschaft. Wenden sich mehrere Abteilungen innerhalb kürzester Zeit mit der gleichen Anfrage an HR, können Personaler:innen dieses Thema zentral, ausführlich und allzeit abrufbar in einer Wissensdatenbank klären.
  • Beschäftigte und HR kommunizieren über ein gemeinsames ESS-System. Sind Wissensdatenbank, Suchfunktion und Chat-Fenster an einem Ort, ist es für die HR leichter, den Ablauf einer Anfrage zu überblicken. Aus dieser Einsicht lassen sich neue Erkenntnisse gewinnen, die wiederum die HR-Servicequalität erhöhen.

Effizienter Service, produktivere Arbeit: Die Vorteile von Employee Self Service für Mitarbeiter:innen

Auch wenn häufig die Entlastung der HR-Abteilung bei der Einführung der Employee Self Services im Vordergrund steht, können auch Beschäftigte einige Vorteile aus der digitalen Selbstverwaltung ziehen:

  • Urlaubsanträge mit zwei Klicks eingereicht, statt in Papierform von der Teamleitung abgesegnet: ESS vereinfacht und beschleunigt zahlreiche Personalprozesse, die ansonsten Zeit und Nerven beanspruchen. Weniger Verwaltungsaufwand beschleunigt die Abläufe und führt damit zu mehr Zeit für die Kernaufgaben – besonders im Home-Office ein wichtiger Aspekt.
  • Die bereits angesprochene Transparenz gilt nicht nur für die HR, sondern auch für Mitarbeitende. Statt darüber zu rätseln, in welchem Faxgerät der Antrag auf Arbeitszeitverkürzung stecken geblieben ist, sehen Beschäftigte auf einen Blick, welcher HR-Verantwortliche sich wann um ihre Belange kümmert.
  • Zu guter Letzt werden ESS-Lösungen mithilfe von Kiosk-Systemen oder PCs im Pausenraum auch für Kolleg:innen nutzbar, die ihre Arbeitszeit nicht am Bildschirm, sondern in der Produktion verbringen. Auch Zugänge via App oder Browser fördern einen barrierefreien Zugang für alle.

Automatisierte Services verbessern Entscheidungen: Die Vorteile von Employee Self Service für Geschäftsführungen

Erweitern HR-Teams den Employee Self Service um zusätzliche Management-Funktionen, lassen sich auch Vorgesetzte aktiv einbinden und von den digitalen Möglichkeiten leichter überzeugen. Für digitalaffine Geschäftsführer:innen liegen die Vorteile auf der Hand:

  • Leitende Personen bekommen einen erweiterten Zugriff, der wichtige Personal-Insights zentral darstellt und bei relevanten Anfragen automatisiert benachrichtigt. Vor anspruchsvollen Personalentscheidungen müssen sie Informationen nicht selbst bei HR einfordern, sondern laden die Daten eigenständig mit wenigen Klicks herunter.
  • Auch nach Feierabend lassen sich die digitalen Personalakten aufrufen, in denen nicht nur Krankheitstage, sondern auch Gehaltsveränderungen und abgeschlossene Weiterbildungen hinterlegt sind. Mit diesen Informationen lassen sich Personalgespräche besser vorbereiten.
  • Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Produktivität der Arbeit sind eng miteinander verknüpft. Wie eine Studie der London Business School in den USA belegte, hat eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit einen positiven Einfluss auf den Aktienwert des Unternehmens. Fördern Chefetagen mit ESS die Zufriedenheit der Belegschaft, kann dies zusätzlich zum Geschäftserfolg beitragen.

ESS umsetzen – Die bekanntesten HR-Software-Anbieter im Überblick

Inzwischen bieten die meisten HR-Lösungen ein eigenes Modul für den Employee Self Service an, das sich in bereits genutzte Software integrieren lässt. Personalabteilungen haben die Qual der Wahl, denn von etablierten Software-Konzernen bis hin zu Nischenprodukten existieren einige Möglichkeiten.

Die HR-Services von Haufe

Mehr als 6000 Kunde:innen weltweit nutzen Haufe-eigene HR-Software, die sich mit zahlreichen Modulen erweitern und auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden lässt. Ergänzend zu digitalen Personalakten, zur HR-Prozessautomatisierung und den HR-Chatbot-Assistenten bietet Haufe einen eigenen Employee Self Service mit HR Ticketing-System an.

Mit Haufe setzen HR-Abteilungen auf bewährte und kostengünstige Services, mit deren Hilfe sie den Workload per E-Mail oder Telefon reduzieren und eine einfache HR-Wissensdatenbank aufbauen.

ESS-Lösungen anderer Anbieter:innen

In Deutschland sind vor allem die Softwarelösungen folgender Anbieter:innen bekannt:

Effizienter und ortsunabhängiger HR-Support durch Employee Self Service - Haufe (2024)

FAQs

What benefits do AI-powered employee self-service portals offer? ›

Enhanced Efficiency and Productivity

AI-powered knowledge bases empower employees by enabling them to quickly find the information they need without waiting for human assistance. This reduces downtime and allows employees to take control of their tasks, allowing them to focus on more strategic responsibilities.

What is HR employee self-service? ›

Employee self-service (ESS) is the way in which employees can access HR-related information and software directly through a company's intranet or web portal.

What are some of the potential problems associated with employee self-service? ›

Increased risk of errors

When handing over certain HR-related tasks to employees, you may be concerned with an increased risk of error. For example, employees inputting incorrect data or miscalculating their time and attendance.

Why would it be important for a company to have an employee and managerial self-service portal? ›

Better Communication and Engagement

By streamlining communication, ESS portals help create a more connected and informed workforce, enhancing overall engagement. Self-service solutions can centralize company announcements, policy updates, and critical documents without the need for multiple emails or meetings.

What does the self-service portal provide? ›

A self-service portal is a website that acts as a searchable database for self-service resources. Users can find information, search solutions, and—when necessary—reach out for further support. Self-service portals give users the opportunity to find their own answers without outside help.

How will AI benefit the workplace? ›

AI systems use algorithms to both solve complex problems and automate simple or repetitive tasks. And in the workplace, AI technology is used in a variety of ways, often to reduce human error, save money, and make better, data-driven decisions for the entire organization (and everyone in it).

What purpose does HR serve? ›

Key Takeaways. Human resources (HR) is the division of a business responsible for recruiting, screening, and training job applicants. HR departments manage employee compensation, benefits, and terminations.

What does a stand alone HR manager do? ›

Manage the implementation of employment policies. Ensure employment law, HR policy, best practice and workforce development are applied. Ensure the onboarding process is handled in a professional manner to expedite the settling in period. Manage the execution of the HR Strategy to ensure achievement of the objectives.

How does HR assist employees? ›

HR Staff help to calm down situations and control disputes within an organisation, whether between employees or between management and employees. They work with the company's policies and procedures and try to create and define which behaviour is appropriate in the workplace.

What is the most common issue that employees have with management? ›

Lack of Communication

A lack of communication is a common problem in the workplace. But without communication, it's difficult for employees to know what's expected of them. It also means that other problems go unreported, rather than getting fixed, they begin to stack up.

What disadvantages might result from employee self-service? ›

Explore nine common disadvantages of self-service options.
  • Confusing navigation. Self-service platforms should be simple and intuitive to navigate across channels. ...
  • Lack of attention. ...
  • Inflexibility. ...
  • Doesn't incorporate feedback. ...
  • Constrains users. ...
  • Creates extra work. ...
  • Lacks human interaction. ...
  • Makes personalization difficult.
Aug 30, 2022

What are issues of staff performance? ›

While employees experience many types of performance issues, most fall into one of three categories: Productivity (failure to meet timelines, quality standards, or production targets). Attendance (failure to come into work, coming in late, or leaving early). Conduct (failure to meet behavioral standards).

What is self-service in HR? ›

HR departments are notoriously busy, so anything that employees can do for themselves instead helps a lot. Self-service portals allow employees to view their own schedules, check payroll, clock in and out, adjust timesheets, update benefits, change their personal information, and more.

Why is it important to manage yourself at work? ›

Employees with strong problem-solving skills put less pressure on managers and leaders. Additionally, individuals with good self-management skills are also reliable and can prioritise tasks without constantly asking their superiors for guidance.

Why managerial support to employees is important? ›

Managers can create an atmosphere in which employees feel comfortable sharing their ideas, seeking clarification, and collaborating with others. This can lead to improved efficiency, reduced misunderstandings, and a sense of unity within the team.

What are the benefits of AI as a service? ›

AI as a service (AIaaS) is a service offered by third-party vendors that allows businesses to incorporate AI-powered tools and capabilities into their systems. AIaaS is a low-risk and cost-effective model because businesses can deploy AI without investing in resources to build and implement it from scratch.

What is AI-powered self-service? ›

AI-powered self-service refers to a platform that uses artificial intelligence technologies to automate customer interactions. These platforms allow customers to perform a number of tasks - such as making payments, checking balances, and asking common questions - without intervention from human agents.

What are the benefits and advantages of an AI-powered ERP system? ›

AI adds intelligence to traditional ERP functions, automating tasks and providing insights that improve decision-making and operational efficiency. Together, AI and ERP create a more advanced, efficient and intelligent system for managing business operations.

What benefits to employers does AI screening provide? ›

As a result, AI can expedite the hiring process, allowing you to start interviewing for open positions much more quickly. In turn, positions will remain vacant for less time, reducing strain on your existing team and improving morale.

Top Articles
Latest Posts
Recommended Articles
Article information

Author: Kareem Mueller DO

Last Updated:

Views: 6808

Rating: 4.6 / 5 (46 voted)

Reviews: 93% of readers found this page helpful

Author information

Name: Kareem Mueller DO

Birthday: 1997-01-04

Address: Apt. 156 12935 Runolfsdottir Mission, Greenfort, MN 74384-6749

Phone: +16704982844747

Job: Corporate Administration Planner

Hobby: Mountain biking, Jewelry making, Stone skipping, Lacemaking, Knife making, Scrapbooking, Letterboxing

Introduction: My name is Kareem Mueller DO, I am a vivacious, super, thoughtful, excited, handsome, beautiful, combative person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.